Política para el Tratamiento de Datos Personales

Constitución Política de 1991 artículos 15 del Habeas Data, 20 y 74 sobre acceso a la información.

Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.

Decreto Reglamentario 1727 del 15 de Mayo de 2009 “Por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información.

Ley 1581 del 17 de Octubre 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.

Decreto Reglamentario 1377 del 27 de Junio de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”

Ley 1712 del 6 de Marzo de 2014 “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”.

Decreto Reglamentario 103 de 2015 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 mediante la cual se estudia la exequibilidad de la Ley Estatutaria 1266 de 2008 y C-748 de 2011 mediante la cual se estudia la exequibilidad de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Autorización:

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad:

Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos:

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables

Dato semiprivado:

Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.

Dato privado:

Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.

Datos sensibles:

Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Tratamiento:

Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Encargado del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos.

Titular:

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Información:

Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

Información pública:

Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.

Información pública clasificada:

Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley.

Información pública reservada:

Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos. Documento de Archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Datos abiertos:

Son todos aquello datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.

La Corporación Risvalley(R) asume el firme compromiso de respetar la privacidad y confidencialidad de sus clientes, Trabajador / Contratistas eventuales, actuales y ex Trabajador / Contratistas (en adelante “Trabajador / Contratistas” con fines administrativos, de recursos humanos, nómina y en general para las actividades de la Corporación Risvalley.

Para efectos del presente, se define la Información Confidencial como aquella información que se reciba y/o le sea divulgada al Empleador con razón y/o con ocasión de análisis que haga Corporación Risvalley en relación con el desarrollo de sus funciones.

Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008 y Ley 1581 de 2012 Ley Estatutaria 1581 de 2012 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), la Corporación Risvalley tiene una clara política de privacidad: no se obtiene información de los clientes o Trabajador / Contratistas, a menos que el cliente la haya suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado.

El término “información personal” se refiere a la información que identifica o puede identificar como individuo a una persona. Los tipos de información personal incluyen, sin limitarse a ello:

Nombre, sexo, domicilio y número de teléfono, fecha de nacimiento, estado civil, contactos de emergencia; Estado del permiso de trabajo y residencia, situación militar, nacionalidad e información del pasaporte; Número del seguro social u otro número de identificación fiscal, datos bancarios; Pago por enfermedad, pensiones, información del seguro y otros beneficios (entre ellos, sexo, edad, nacionalidad e información del pasaporte del cónyuge, hijos menores, u otros dependientes y beneficiarios elegibles);Fecha de contratación, fecha(s) de ascenso(s), trayectoria laboral, habilidades técnicas, nivel de estudios, certificaciones y matrículas profesionales, dominio de idiomas, cursos de capacitación a los que asistió; Altura, peso y talla de la ropa, fotografía, limitaciones físicas y necesidades especiales; Registros de ausencias al trabajo, asignación y solicitudes de vacaciones, antecedentes y expectativas salariales, evaluaciones de desempeño, cartas de reconocimiento y recomendación, y procedimientos disciplinarios y de reclamos; Cuando la ley lo permita y en forma proporcional a la función que desempeña el Trabajador/ Contratista o eventual Trabajador / Contratista, resultados de verificaciones de crédito y antecedentes penales, disciplinarios o fiscales; número de licencia de conducir, matrícula del vehículo antecedentes en la conducción; e información sensible como resultados de pruebas de alcoholismo y drogadicción, exámenes diagnósticos y certificaciones de salud; Información requerida para cumplir con las leyes, los requisitos y directivas de las autoridades del orden público u órdenes judiciales (por ejemplo, información del pago de deudas y manutención de menores); Información capturada en sistemas de seguridad, como circuito cerrado de televisión (CCTV) y sistemas de entrada mediante tarjeta llave; buzones de voz, correos electrónicos, correspondencia y otros productos del trabajo y comunicaciones creados, guardados o transmitidos por un Trabajador / Contratista utilizando computadoras o equipos de comunicación de la Corporación Risvalley; Fecha de renuncia o cese laboral, motivo de la renuncia o el cese laboral, información relacionada con la gestión del cese laboral (por ejemplo, referencias).

En virtud de la relación laboral o de prestación de servicios, la Corporación Risvalley recolecta, almacena, usa y transfiere datos personales a terceros, localizados dentro de Colombia. La información o datos personales de los Trabajador / Contratistas es utilizada para: Evaluar solicitudes de empleo; Administrar todos los aspectos de la relación laboral con el Trabajador / Contratista, lo cual incluye, entre otros, nómina, beneficios, viajes corporativos y otros gastos reembolsables, capacitación y desarrollo, control de asistencia, evaluación de desempeño, procesos disciplinarios y de reclamos, y otros procesos administrativos generales y relacionados con recursos humanos; Desarrollar planes de personal y sucesión; Mantener registros de enfermedades y programas de salud laboral, medicina preventiva y del trabajo; Proteger la seguridad de los clientes, el personal y la propiedad de la Corporación Risvalley (lo cual incluye el control y la simplificación del acceso, y el monitoreo de la actividad en instalaciones protegidas y la actividad en el uso de computadoras, comunicaciones, dispositivos móviles y otros recursos Corporación Risvalley); Investigar y responder reclamos contra Corporación Risvalley y sus clientes; conducir encuestas de opinión de los Trabajador / Contratistas y administrar programas de reconocimiento de los Trabajador / Contratistas; Administrar el cese de la relación laboral, y proporcionar y mantener referencias; Mantener datos de los contactos de emergencia y beneficiarios; y Cumplir con las leyes vigentes (por ejemplo respecto de seguridad y salud y seguridad social), lo cual incluye órdenes judiciales o administrativas que involucren o afecten Trabajador / Contratistas. Procesos licitatorios en los que participe Corporación Risvalley. Para auditorías realizadas interna o externamente.

Todos los documentos físicos o electrónicos deberán ser protegidos contra pérdida, robo o posibilidad de que sean vistos por terceros.

Los Trabajadores / Contratistas deberán estar muy atentos sobre el lugar donde dejan su computador portátil, memorias (USB), sistemas de cómputo o comunicaciones (teléfonos celulares, computadores tablets, etc) o cualquier otro medio portátil que pueda contener archivos de datos (los “Medios Portátiles”) con la Información Confidencial. No se podrán dejar los Medios Portátiles en un parqueadero o cualquier lugar público, ni un lugar visible para terceros. No deberá dejar los Medios Portátiles prendidos sin clave de seguridad durante las horas fuera de la oficina ni dejarlo en momento alguno a disposición de terceros. Cuando el Trabajador / Contratista vaya a pasar algún archivo que contenga Información Confidencial de una USB por favor asegúrese que una vez transferida, dicha información sea eliminada en su totalidad.

El Trabajador / Contratista deberá mantener la Información Confidencial en estricta confidencialidad y procurar cumplir con todos los procedimientos de seguridad y protección de datos personales según los parámetros definidos en la normatividad vigente. El Trabajador / Contratista no puede dejar los documentos impresos en las mesas o salas de trabajo. Igualmente, por fuera de la oficina no se pueden dejar documentos impresos. Se deberán borrar los tableros luego de las reuniones con los clientes. Los documentos que contengan datos de los clientes se deberán guardar o romper de manera adecuada. No se podrán depositar documentos completos en las basuras de las oficinas, pues todo documento de un cliente que no sea utilizado deberá ser destruido en su integridad. Toda información que le proporcione Corporación Risvalley o que sea utilizada en razón de las responsabilidades profesionales o laborales a su cargo, deberá permanecer como propiedad de Corporación Risvalley. Por lo mismo, al terminar su contrato de trabajo o de prestación de servicios, usted se obliga a devolver toda la información que tenga en su poder relacionada con su vinculación laboral o profesional, en especial retornando escritos, archivos en medios magnéticos y en general, cualquier información de propiedad de Corporación Risvalley que se encuentre en su poder. En caso de que física o tecnológicamente no sea posible la devolución de la información, se procederá a su destrucción previas verificaciones e instrucciones impartidas por el área encargada del a la empresa . Lo anterior implica que la información en medio físico, electrónico o magnético no puede ser copiada de ninguna manera, ni podrá ser eliminada por el Trabajador / Contratista. La falta a su obligación de confidencialidad con respecto a esta información de la Corporación Risvalley, generará la responsabilidad del caso, de conformidad con lo previsto en ésta Política y la normatividad aplicable sobre la materia.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, la información personal de Trabajador / Contratistas se podrá divulgar con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.

La Corporación Risvalley podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrata con terceros el procesamiento de su información personal, o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, obligamos a dichos terceros a proteger su información personal con medidas de seguridad apropiadas, y les prohibimos el uso de su información personal para fines propios o les impedimos que divulguen su información personal a otros.

De igual forma Corporación Risvalley podrá transferir datos personales de sus Trabajador / Contratistas a otras compañías por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicios. Corporación Risvalley ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en las políticas Corporación Risvalley sobre la materia.

Los Trabajador / Contratistas deberán mantener la información confidencial y no deberán revelar la misma, ni total y parcialmente a terceros, excepto cuando se encuentren desarrollando labores propias de sus funciones que supongan la necesidad de revelar dicha información a terceros. En tales casos, los Trabajadores / Contratistas deberán disponer las medidas necesarias para proteger el contenido de la información confidencial.

Lo anterior implica que los Trabajadores / Contratistas no podrán divulgar, traspasar, usar, apropiar ó copiar la información, en provecho suyo o de terceros no legitimados para conocer dicha información.

En consecuencia, dicha información podrá ser utilizada con el único fin de prestar adecuadamente los servicios para los que los Trabajadores / Contratistas fueron contratados. Adicionalmente, la Información Confidencial de los clientes no se puede divulgar sin la autorización previa del titular de la información. Los Trabajador / Contratistas no podrán sostener conversaciones sobre la Información Confidencial de los clientes en lugares públicos.

A efectos de preservar la seguridad de la información, equipos y sistemas de propiedad de la Corporación Risvalley, o los que ésta le haya asignado o autorizado como herramienta de trabajo para propósitos laborales, el Trabajador / Contratista entiende que la información relacionada con Corporación Risvalley que circule por estos equipos y sistemas es material clasificado de propiedad de la Compañía.

El incumplimiento de lo aquí contenido, desde ahora, se califica como grave, pudiendo dar lugar a sanciones disciplinarias o terminación del contrato, según lo determine Corporación Risvalley en cada caso en particular.

Dando cumplimiento a lo previsto en el literal f) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 se establece el siguiente procedimiento para la atención de consultas y reclamos por parte del titular Trabajador / Contratista:

La consulta o reclamo deberá ser presentada por escrito ante la oficina de Administración Corporación Risvalley deberá dar respuesta a la misma dentro de un término prudencial. Dicha respuesta igualmente se deberá otorgar por medio escrito.